İçindekiler:
- Product Backlog Nedir?
- Product Backlog ve Sprint Backlog: Benzerlik ve Farkları Tanıyalım
- Backlog Management Nedir?
- Backlog Yönetiminin Başlıca Zorlukları
- Etkili Bir Backlog Yönetimi için En Yaygın Yöntemler
- Backlog Yönetimini Daha Sürdürülebilir Kılmak
- Yapay Zeka'ya Sorduk: Etkili Backlog Yönetimi Nasıl Olur?
Product Backlog Nedir?
Product backlog, ürünle ilgili tüm gereksinimlerin, önerilerin, taleplerin ve sorunların yer aldığı kapsamlı bir listedir. Bir hata (bug) ile karşılaşıldığında, yeni bir özellik fikri ortaya çıktığında, ürün gereksinimleri belirlendiğinde ya da iyileştirme ihtiyaçları doğduğunda tüm bu unsurlar product backlog'da toplanır. Hatta daha da fazlası… Bu bitmeyen liste; kullanıcıların, paydaşların ve müşterilerin talepleriyle sürekli değişir ve her bir madde önceliklendirilmek üzere bekler. Bu önceliklendirme be backlog bakım süreçleri ise ürün yöneticisi ya da ürün sahibinin (product owner) sorumluluğundadır. Kısacası product backlog, ürünün başarı potansiyelini şekillendiren bir araç olmasının yanı sıra, yoğun bir yönetim eforunu da beraberinde getirir.
Product Backlog ve Sprint Backlog: Benzerlik ve Farkları Tanıyalım
Product Backlog, ürün için yapılabilecek tüm işlerin (özellikler, iyileştirmeler, hatalar vb.) yer aldığı dinamik bir listedir. Bu liste, ihtiyaçlar, trendler veya anlık ilhamlarla birlikte sürekli güncellenir ve genişler. Sprint Backlog ise, Product Backlog’dan seçilen ve belirli bir sprint (genellikle 1–4 hafta) süresince tamamlanması planlanan işlerden oluşur. Örneğin, Product Backlog’da yer alan bir MVP fikri, Sprint Backlog’a taşınır. Bu fikir Sprint boyunca geliştirilecek bir proje haline gelir. Sprint planlama toplantısında gerekli işler belirlenir. Product Backlog aksine Sprint Backlog, geliştirme ekibi tarafından yönetilir. Ayrıca Product Backlog sürekli değişen ve güncellenen bir yapıdayken, Sprint Backlog sabittir ve sprint sonunda tamamlanır.
Backlog Management Nedir?
Backlog yönetimi, tüm talepler, gereksinimler, öneriler ve hatalar arasından öncelikli olarak çözülmesi gerekenleri belirlemeyi, gelecekte ele alınacak maddeleri sınıflandırmayı, tamamlananları “done” (tamamlandı) aşamasına taşımayı ve gereksiz ya da geçerliliğini yitiren öğeleri sistemden çıkarmayı içerir. Ancak backlog yönetimi, sadece bir listeyi düzenlemekten ibaret değildir. Backlog genellikle oldukça kapsamlıdır. Yönetmek için bazen saatler süren toplantılar, bazen de etkili araçların kullanımı gibi farklı çabalar gerekir.
Backlog Yönetimi: Amaç mı Araç mı?
Göründüğünden daha karmaşık olan backlog yönetimi, esnekliği ve yenilikçiliği teşvik eden Agile metodolojilerinden doğmuştur. Amacı, fırsatları değerlendirip hızlı uyum sağlamaktır. Günümüzde ise birçok ürün yöneticisi, ürün yönetmekten çok backlog yönetimine odaklanmakta, bir araçken amaç haline gelmektedir. Bu durum da verimliliği negatif yönde etkiler. Kısacası, etkili backlog yönetimi; sürdürülebilir, yönetilebilir ve önceliklendirilmiş bir backlog sistemi kurmakla mümkündür. Bu sistemi kurmak için gerekli yaklaşımlara bakmadan önce backlog yönetimini darboğaza sokan elementlere göz atalım:
Backlog Yönetiminin Başlıca Zorlukları
- Önceliklendirme Zorluğu: İş hedefleri, kullanıcı beklentileri, teknik borç ve ekip kapasitesi arasında denge kurmak oldukça incelikli bir iştir.
- Aşırı Yüklenmiş Backlog: Her fikir, hata ve talebin eklenmesiyle birlikte backlog kontrolsüzce uzar ve yönetilemez hale gelir.
- Belirsiz veya Eksik Maddeler: Yeterince tanımlanmamış işler yanlış anlaşılmalara neden olurken zaman, efor ve bütçe kaybı yaratır.
- Kapsam Kayması (Scope Creep): Her yeni fikir desteklense de, tüm bunlarla birlikte backlog’un kapsamı da kontrolsüz şekilde genişlemeye devam eder.
- Değişime Direnç: Önceliklerin değiştirilmesine karşı gösterilen direnç, hedeflenen esnekliği engeller.
- Teknik Borcun Göz Ardı Edilmesi: Yeni özelliklere odaklanılırken teknik borçlar ertelenir. Bu da gelecekte teknik borçların yönetilemez bir noktaya evrilmesine neden olur.
Etkili Bir Backlog Yönetimi için En Yaygın Yöntemler
Backlog yönetimi için PM’lere düşen işler oldukça açık ve nettir. Ancak backlog’un kontrolden çıkması da oldukça kolaydır. Biz şimdilik, etkili bir backlog yönetimi için başvurduğumuz faaliyetlere bakalım.
- Önceliklendirme: İş değeri, risk, bağımlılıklar ve geri bildirimler dikkate alınarak backlog maddeleri öncelik sırasına konur. MoSCOW, ICE, RICE gibi önceliklendirme çerçeveleri fikir birliği sağlamak için kullanılabilir.
- Backlog Grooming (Backlog Bakım Süreci): Backlog sürekli gözden geçirilerek gereksizler silinir, maddeler bölünür, netleştirilir veya yeniden önceliklendirilir.
- Hikaye Tahmini: Hikaye tahmini, geliştirme ekibinin, backlog’daki her işi ne kadar çaba gerektirdiğine göre puanlayarak tahmin etmesidir. Bu çaba genellikle hikaye puanı (karmaşıklık ve eforu gösteren sayılar) ya da zaman birimi (saat/gün) olarak ifade edilirken, asıl amacı işlerin planlamasını daha doğru yapabilmektir.
- Sprint Planlama: Bir sonraki sprintte ele alınacak işler, ürün sahibi ve geliştirme ekibi iş birliğiyle backlog’tan seçilir.
- Gözden Geçirme ve Uyarlama: Her sprint sonunda ekip, tamamlanan işleri ve backlog’u değerlendirerek gerekirse yeniden önceliklendirme yapar.
Backlog Yönetimini Daha Sürdürülebilir Kılmak
Backlog, geometrik olarak büyüdükçe yönetimi de bir hayli zorlaşır. Eğer Backlog yönetimi bir araç olmaktan çıkıp tüm zamanı alan, yavaş yavaş amaç olan bir hale dönüyorsa, tehlike çanları çalıyor demektir. Bu noktada ekip olarak daha farklı bir yaklaşım benimsemek backlog yönetimini sürdürülebilir kılacaktır. Bu bölümde 5 farklı backlog yönetimi yaklaşımını sizler için sıraladık:
Shape Up Metodu
Shape Up yöntemi, sürekli büyüyen backlog’lar yerine, belirli süreli (örneğin 6 haftalık) çalışma döngülerini yeğliyor. Her döngü, net bir şekilde tanımlanmış az sayıda konuya odaklanıyor. Döngü sonunda ise liste tamamen sıfırlanıyor ve güncel konular backlog’ta yerini alıyor. Bu da, 8 ay önce yazılmış ama artık anlamını yitirmiş işleri ortadan kaldırırken, ekiplerin gerçekten önemli konulara odaklanmasını sağlıyor.
Teresa Torres’in Yaklaşımı ile Fırsat-Çözüm Ağaçları
Teresa Torres’in geliştirdiği Opportunity Solution Tree (Fırsat-Çözüm Ağacı) yöntemi, ekibin kullanıcı problemlerine odaklanmasını hedefliyor. Bu yöntemde işler özellik listesinden ziyade, kullanıcı fırsatları ve bunlara bağlı olası çözümler olarak organize ediliyor. Bu yapı, yapılan işin neden yapıldığını görsel ve mantıksal olarak netleştiriyor.
Backlog Yerine “Şimdi, Sonra, Belki” Yaklaşımı
Bazen en zorlu yaklaşımı en doğru olanıdır. Yani belki de, backlog’u tamamen terk etmek… Önemli olan, üzerine çalışılabilecek talepler şu şekilde gruplanıyor:
- Şimdi: Şu anda üzerinde çalıştığımız konular.
- Sonra: Büyük ihtimalle bir sonraki işimiz olacak birkaç konu.
- Belki (İleriye Dönük): Henüz belirsiz ama izlenmesi gereken temalar veya fikirler.
Geri kalanlar ise siliniyor. Çünkü eğer bir konu gerçekten önemliyse, gündemdeki yerini korurdu. Bu varsayım, backlog’u daha temiz tutmak için bu yöntemin motivasyonu oluyor.
Work in Progress Limitleri
“Work in Progress” yani üzerinde çalışılmakta olan iş sayısına bir sınır koymak, backlog’un şişmesini engellemenin bir diğer yoludur. Bu yaklaşım aynı anda birçok işi yarım yamalak ilerletmek yerine, önce eldekileri tamamlamayı destekler. Bu sayede sürekli yeni iş ekleme alışkanlığının azalmasını beklenirken, işlerin done’a taşınması sağlanır.
Kabul Kriterlerini Belirlemek
Her bir iş kaleminin ne zaman ve nasıl tamamlanmış sayılacağını baştan netleştirmek, gereksiz detayların veya sonradan eklenen görevlerin işin içine sızmasını önler. Yan, “bu iş bitti mi” sorusu daha az sorulur. Bu net duruş, gereksiz uzamaları ve belirsizlikleri de azaltır.
Yapay Zeka'ya Sorduk: Etkili Backlog Yönetimi Nasıl Olur?
Etkili backlog yönetimi, ekiplerin odağını korumasına, iş akışının düzenli ilerlemesine ve kullanıcı ihtiyaçlarına uygun teslimatlar yapılmasına yardımcı olur. Bunu sağlamak için: net bir ürün stratejisiyle başlanmalı, backlog önceliklendirme ile yönetilebilir seviyede tutulmalı, her talebe olumlu yaklaşmak yerine dengeli kararlar alınmalı, ekip içinde ortak bir yönetim anlayışı benimsenmeli ve paydaşlarla düzenli, açık iletişim kurulmalıdır. Kullanıcı geri bildirimleri ve veri analizi araçları, hangi işlerin öncelikli olması gerektiğine dair daha sağlam içgörüler sunar ve karar alma süreçlerini destekler.
